Was das Suchen kostet

Suchen steht in keiner Kostenstelle. Niemand schreibt auf den Stundenzettel „vierzig Minuten Ordner durchgesehen". Es verteilt sich über den Tag: zwei Minuten hier, zehn dort, dazwischen die Frage an den Kollegen, der es auswendig weiß. Genau deshalb fällt es nicht auf.

Rechnen kann man es trotzdem.

Eine Rechnung mit offenen Annahmen

Nehmen wir einen kleinen Betrieb: vier Personen, die regelmäßig etwas nachschlagen, fünf Suchen je Person und Woche, zwölf Minuten je Suche. Bei sechsundvierzig Arbeitswochen, also zweiundfünfzig abzüglich Urlaub und Feiertage, ergibt das:

4 × 5 × 12 Minuten × 46 Wochen = 184 Stunden im Jahr.

Bei einem angenommenen Stundensatz von fünfundachtzig Euro, Stand 2026, sind das 15.640 Euro, die jedes Jahr ins Suchen gehen.

Diese Zahlen sind Annahmen, keine Messung. Ich habe sie nicht in einem fremden Betrieb erhoben, und sie passen vermutlich nicht auf Ihren. Der Zweck der Rechnung ist nicht das Ergebnis, sondern die Reihenfolge: Erst wissen, wie viel Zeit es wirklich ist, dann überlegen, ob sich ein System dagegen lohnt. Wer die vier Werte mit den eigenen Zahlen ersetzen will, kann das auf brain.ma-ki.io¹ tun; gerechnet wird dort im Browser, und nichts davon wird übertragen.

Zwei Zahlen, die ich selbst gemessen habe

Aus dem eigenen Alltag kann ich zwei Zahlen beisteuern, bei denen ich mitgestoppt habe.

Ein Besprechungsprotokoll hat mich früher sechzig bis neunzig Minuten gekostet. Heute nehme ich die Besprechung auf, lasse den Entwurf schreiben und lese ihn selbst gegen: zehn Minuten. Verschickt wird erst, wofür ich geradestehe.

Drei Angebote vergleichen, von denen zwei als PDF kommen: früher rund fünfundzwanzig Minuten Abtippen und Nebeneinanderlegen, heute zwei Minuten für das Auslesen der Positionen. Die Prüfung, ob die Positionen wirklich dasselbe meinen, bleibt bei mir und dauert gleich lang wie vorher.

Beide Zahlen gelten für mich und meine Art zu arbeiten. Sie sind kein Versprechen für jemand anderen.

Was ein Suchsystem tatsächlich tut

Die Technik dahinter ist weniger geheimnisvoll, als der Name vermuten lässt. Die Unterlagen werden einmal eingelesen und in kurze Abschnitte zerlegt. Jeder Abschnitt bekommt eine Art Bedeutungs-Fingerabdruck, damit die Suche auch dann findet, wenn im Dokument ein anderes Wort steht als in der Frage. Bei einer Frage sucht das System die passenden Abschnitte heraus und gibt nur diese Ausschnitte an ein Sprachmodell weiter, zusammen mit der Frage. Das Modell formuliert daraus die Antwort und nennt dazu Dokument und Seite.

Zwei Dinge sind daran wichtig. Erstens: Das Sprachmodell bekommt nie die ganze Datei, sondern nur die kurzen Stellen, die zur Frage passen. Zweitens: Findet das System nichts Passendes, kann es genau das sagen, statt etwas zu erfinden. Ob es das auch tut, ist eine Einstellungssache und gehört vor dem Einsatz ausprobiert. Wie ein Modell überhaupt dazu kommt, Dinge zu erfinden, steht in Warum KI erfindet und es selbst nicht merkt.

Was es nicht tut

Gesparte Zeit ist nicht automatisch Geld. Die hundertvierundachtzig Stunden aus der Rechnung oben werden nicht zu einer Rechnung an einen Kunden, sie verteilen sich auf den Tag und werden erst dann zu etwas, wenn jemand sie bewusst für andere Arbeit nutzt.

Die Antwortqualität hängt an den Unterlagen, nicht am Modell. Liegen drei Fassungen desselben Vertrags im Ordner, bekommen Sie eine Antwort aus einer davon, und zwar nicht unbedingt aus der gültigen. Ein Suchsystem ersetzt keine Ordnung in der Ablage, es macht Unordnung nur schneller sichtbar.

Und: Wer eine Antwort übernimmt, haftet dafür. Die Quellenangabe unter jedem Satz ist genau dafür da, dass die Prüfung zwei Klicks dauert statt zwanzig Minuten.

Was nicht hineindarf

Der Punkt, der in den Verkaufsgesprächen am leichtesten untergeht: Nicht alles, was im Betrieb liegt, darf in so ein System.

Eigene Unterlagen sind unproblematisch: Protokolle, Verträge, Prüfberichte, Betriebsanleitungen, Korrespondenz. Bei fremden Werken entscheidet die Lizenz, und eine Wissensdatenbank macht gleich mehrere Dinge auf einmal: Sie legt eine Kopie an, zerlegt den Text und macht ihn mehreren Personen zugänglich.

Bei Normen ist das eindeutig geregelt. Der Kauf einer ÖNORM im Webshop ist eine Einzelplatzlizenz für eine namentlich genannte Person; Weitergabe im Haus, Ablage auf einem Netzlaufwerk oder Nutzung durch mehrere Mitarbeitende brauchen eine Mehrplatzlizenz, sonst ist es laut Austrian Standards eine Urheberrechtsverletzung (Austrian Standards, Legaler Umgang mit Standards²). Das Normenpaket der Kammer für Ziviltechniker sagt es noch deutlicher: Vervielfältigung ist nicht enthalten, digitale Bereitstellung und Bearbeitung nur mit Zusatzvereinbarung (meinNormenPaket, Kammer der ZiviltechnikerInnen³).

Etwas anders liegt der Fall bei den OIB-Richtlinien. Sie stehen frei zum Herunterladen, und das Österreichische Institut für Bautechnik räumt im Impressum ausdrücklich das Recht ein, den Text ganz oder ausschnittsweise zu speichern, ohne Veränderung und mit Quellenangabe; eine Verwendung sei nur mit Genehmigung des Medieninhabers zulässig (OIB, Impressum⁴). Wer sie in ein System einliest, das er verkauft oder im Betrieb produktiv nutzt, holt diese Genehmigung besser vorher schriftlich ein.

Mein eigener Umgang damit: In meine Wissensdatenbank kommen keine Normen. Werte, die ich aus einer Norm brauche, stehen mit Fundstelle in meinen eigenen Unterlagen, und der Normtext bleibt dort, wo er lizenziert ist.

Was ich Ihnen raten würde

Messen Sie zuerst. Eine Woche lang auf einem Zettel mitschreiben, wie oft gesucht wird und wie lange. Das kostet nichts und ersetzt jede Hochrechnung, auch meine.

Dann die zweite Frage: Welche Unterlagen dürften überhaupt hinein? Wenn die Antwort „unsere eigenen" lautet, ist der Weg frei. Wenn in der Liste fremde Werke stehen, gehört die Lizenz geklärt, bevor die erste Datei eingelesen wird, und zwar schriftlich.