Eine KI, die nur die eigenen Unterlagen kennt.

PDFs, auch die unbequemen. Das saubere PDF mit Tabellen ohnehin. Aber auch der eingescannte Uralt-Ordner, in dem streng genommen nur ein Foto vom Text steckt: Eine Texterkennung macht ihn lesbar, Seite für Seite. Selbst Unterlagen, aus denen andere Programme nur Zeichensalat holen, bekommt das System meist noch entziffert. Schiefe Scans, Stempel quer über dem Text, verblasste Kopien aus den Neunzigern, all das habe ich hineingeworfen.

Vorsortieren muss niemand. Beim Einlesen wird jede Datei gelesen, in kleine Abschnitte zerlegt und jedem Abschnitt gemerkt, woher er stammt: Datei, Kapitel, Seite. Danach bekommt jeder Abschnitt seinen Platz nach Bedeutung, Ähnliches landet beieinander. Man lädt entweder einzelne Dateien hoch oder sagt einmal „nimm alles aus diesem Ordner“, den Rest macht das System.

Nachschieben geht jederzeit. Eine neue Norm, ein aktualisiertes Handbuch, der Protokollstapel vom letzten Monat: Was dazukommt, wird eingelesen und steht ab dann in den Antworten. Nichts muss neu aufgebaut werden.

So, wie man einen Kollegen fragen würde. Kein Suchbefehl, keine Stichworte, keine Anführungszeichen an der richtigen Stelle:

Die Antwort kommt mit Fundstelle. Ein Klick, und das Original öffnet sich genau auf der richtigen Seite. Das ist für mich der wichtigste Teil des ganzen Systems: Man muss der KI nicht glauben, man schaut nach. Ohne diesen Klick wäre so ein System auf einer Baustelle wertlos, weil niemand eine Auskunft unterschreibt, die er nicht belegen kann.

Nachfragen ist erlaubt. „Und wenn die Leitung älter als zwanzig Jahre ist?“ Das System behält die vorherige Frage im Kopf, man muss nicht jedes Mal von vorne anfangen.

Ein Foto darf mit. Man steht vor der Anlage, macht ein Bild und fragt „passt das so?“. Die KI gleicht ab, was sie auf dem Bild sieht, mit den hinterlegten Vorschriften. Das Foto wird nur für diese eine Frage verwendet und nirgends gespeichert. Das Handy wird damit zum Nachschlagewerk mit der kompletten Bibliothek in der Hosentasche.

Und wenn nichts dasteht? Dann sagt das System das. Es soll lieber „dazu finde ich in Ihren Unterlagen nichts“ antworten als eine gut klingende Auskunft erfinden. Genau daran entscheidet sich, ob so ein System im Alltag benutzt wird oder nach zwei Wochen wieder liegen bleibt.

Das PDF ist der Anfang, nicht das Ende. Wohin so ein System wächst, hängt davon ab, wo das Wissen liegt und wo gearbeitet wird:

• Weitere Quellen anzapfen: Word und Excel, E-Mail-Postfächer, das interne Wiki, ein Ticketsystem, die Projektablage.
• Dort sitzen, wo gearbeitet wird: als Suchfeld im Intranet, als Assistent in Teams, als Box auf der eigenen Website.
• Diktieren statt tippen und in mehreren Sprachen fragen. Praktisch bei einer gemischten Belegschaft und bei der Hände-voll-Situation vor Ort.
• Rechte und Rollen: Die Geschäftsführung sieht die Verträge, die Werkstatt die Handbücher, sauber getrennt.
• Automatisch nachladen: Ein Ordner wird beobachtet, neue Dateien wandern von selbst hinein.
• Antworten weiterverarbeiten: aus einer Frage wird ein Aktenvermerk, eine Prüfliste, ein Serienbrief.

Kurz: Ein RAG-System ist kein Produkt von der Stange, sondern ein Baukasten. Man fängt bei dem Dokumentenberg an, der am meisten wehtut, und wächst von dort. Genau so habe ich es gemacht.

Ein RAG-System antwortet aus den Unterlagen, die es kennt. Das heißt auch: Was nicht eingelesen ist, existiert für das System nicht. Fehlt die aktuelle Fassung einer Norm, antwortet es aus der alten und tut das mit derselben Selbstsicherheit. Die Pflege der Quellen bleibt also Handarbeit, und sie ist wichtiger als jede Feineinstellung an der KI.

Es ersetzt keine Entscheidung. Es findet die Stelle, es fasst zusammen, es zeigt den Beleg. Ob im konkreten Fall die Ausnahme greift, entscheidet weiterhin ein Mensch, der die Baustelle kennt.

Und es macht Fehler. Bei knapp formulierten Fragen zieht es manchmal den falschen Abschnitt heran. Deshalb steht die Fundstelle dabei: Ein falscher Treffer fällt beim Nachschlagen sofort auf, eine erfundene Auskunft ohne Beleg nicht.

Ja, so ist es gebaut. Die Dokumente liegen auf dem eigenen Server, dort läuft auch die Suche. Kein Dokument verlässt das Haus, und die Unterlagen wandern nicht in ein öffentliches KI-Training.

Damit die Kosten nicht davonlaufen, ist ein Deckel eingebaut: Tages- und Monatslimits, Grenzen pro Nutzer, ein Not-Aus-Schalter. Ohne so einen Deckel kann eine einzige unbedachte Schleife über Nacht eine Rechnung produzieren, über die man sich am Morgen ärgert. Das gehört von Anfang an eingebaut, nicht nachträglich.