Die Frage, die in jedem Betrieb zuerst kommt und selten sauber beantwortet wird: Wenn ich hier etwas hineinschreibe, wo landet das?
Es gibt vier Wege, und sie unterscheiden sich erheblich. Nicht nach Technik, sondern danach, wer die Daten sieht und wer dafür geradesteht.
Weg 1: Das kostenlose Chatfenster
Jemand öffnet ein KI-Werkzeug im Browser und fügt einen Vertragsauszug ein. Die Daten gehen an den Anbieter. Bei kostenlosen Zugängen ist eine Verwendung zur Verbesserung der Modelle je nach Anbieter und Einstellung möglich.
Das ist der Weg, den niemand offiziell beschlossen hat und den trotzdem alle gehen. Für einen Zeitungsartikel oder einen Werbetext ist das in Ordnung. Für Kundendaten, Personalunterlagen, Preise oder Vertragsinhalte ist es das nicht, unabhängig davon, ob es rechtlich hält: Man gibt Betriebsinterna an einen Dritten, ohne dass es irgendwo steht.
Der wichtigste Schritt für jeden Betrieb ist deshalb nicht, KI einzuführen, sondern aufzuschreiben, was hier nicht hineingehört. Eine halbe Seite genügt.
Weg 2: Der Geschäftszugang
Dieselben Werkzeuge gibt es in Geschäftsvarianten. Der Unterschied liegt in den Zusagen: keine Verwendung der Eingaben zum Modelltraining, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Angaben zum Speicherort und zur Löschung, teils Wahl des Rechenzentrums.
Für die meisten Betriebe ist das der vernünftige Weg. Wichtig ist, dass jemand die Bedingungen tatsächlich liest, statt sie anzunehmen. Die Zusagen unterscheiden sich zwischen Anbietern und Tarifen, und sie ändern sich.
Weg 3: Das Modell über eine Schnittstelle im eigenen Ablauf
Man baut eine eigene Anwendung, die im Hintergrund ein Modell aufruft. Die Daten bleiben in der eigenen Anwendung, an das Modell geht nur, was für die konkrete Frage nötig ist.
Das ist der Weg, den ich für meine Wissensdatenbank gewählt habe. Der Vorteil ist die Kontrolle über den Ausschnitt: Nicht der ganze Ordner geht hinaus, sondern die paar Absätze, die zur Frage passen. Der Aufwand ist höher, dafür weiß man genau, was passiert.
Weg 4: Das Modell im eigenen Haus
Offene Modelle lassen sich auf eigener Hardware betreiben. Dann verlässt kein Zeichen das Haus.
Der Preis dafür ist echt: Hardware, Betrieb, Aktualisierung, und die frei verfügbaren Modelle sind bei anspruchsvollen Aufgaben schwächer als die großen kommerziellen. Für Fälle, in denen Daten das Haus nicht verlassen dürfen, ist es trotzdem oft der einzige Weg. Für alles andere ist es meist überdimensioniert.
Wie ich entscheide
Zwei Fragen genügen mir meistens:
Was steht in den Daten? Nichts Vertrauliches: Weg 1 oder 2. Personenbezogenes oder Betriebsgeheimnisse: mindestens Weg 2 mit Vertrag, eher 3 oder 4.
Wie oft passiert das? Einmal im Monat ein Text: Assistent. Jeden Tag hundertmal derselbe Ablauf: eigene Anwendung, weil man dort den Datenfluss und die Kosten im Griff hat.
Was in jedem Fall dazugehört, egal welcher Weg: ein Kostendeckel. Tageslimit, Monatslimit, Grenzen pro Nutzer. Der gehört eingebaut, bevor das System in Betrieb geht.
Die rechtliche Seite, also Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung, steht im Beitrag zur DSGVO.