„Das spart uns bestimmt viel Zeit." Mit diesem Satz beginnen die meisten KI-Ideen, auch meine. Er ist wertlos, solange keine Zahl dahintersteht. Und die Zahl aufzuschreiben dauert zehn Minuten.
Die Ersparnis
Drei Werte, mehr braucht es nicht:
Minuten pro Vorgang mal Vorgänge pro Monat mal Personen.
Bei der Angebotsprüfung waren das rund 25 Minuten pro Angebot. Bei der Wissensdatenbank 20 bis 30 Minuten pro Suche.
Zwei Fallen stecken darin. Erstens neigt jeder dazu, die Zeit zu überschätzen, weil man an den schlimmsten Fall denkt. Ich messe deshalb lieber ein paar Vorgänge mit, statt zu schätzen. Zweitens ist die Ersparnis nie hundert Prozent. Bei der Angebotsprüfung sind aus 25 Minuten nicht null geworden, sondern etwa zwei. Prüfen muss man weiterhin, nur schneller.
Rechnen Sie mit dem, was übrig bleibt, nicht mit dem, was wegfällt.
Die Kosten
Hier wird meistens zu kurz gedacht. Es gibt vier Posten, und der erste ist der kleinste:
Laufende Modellkosten. Meist der harmloseste Teil. Wer wissen will, wie er sie überschlägt, findet die Grundlage im Beitrag über Tokens: Abgerechnet wird nach Tokens, und deutscher Fachtext braucht mehr davon.
Bauen. Die eigene Zeit oder fremde Stunden. Bei mir immer der größte Posten.
Betrieb. Server, Zugänge, Sicherungen, Aktualisierungen. Läuft weiter, auch wenn niemand hinschaut.
Pflege der Inhalte. Der Posten, den alle vergessen und der über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Eine Wissensdatenbank, in die niemand die neue Normfassung einpflegt, gibt nach einem Jahr falsche Auskünfte. Das ist Arbeitszeit, jeden Monat.
Die Rechnung
Ersparnis pro Monat = Minuten × Vorgänge × Personen × Stundensatz / 60
Laufende Kosten pro Monat = Modell + Betrieb + Pflege
Einmalige Kosten = Bauen
Amortisation in Monaten = Einmalige Kosten / (Ersparnis − laufende Kosten)Wenn dabei mehr als achtzehn Monate herauskommen, lasse ich es. Nicht weil die Zahl heilig wäre, sondern weil sich in achtzehn Monaten die Technik, der Ablauf oder die Anbieterpreise so stark ändern, dass die Rechnung ohnehin nicht mehr gilt.
Was in der Rechnung nicht steht
Zwei Dinge lassen sich schlecht beziffern und sind trotzdem wichtig.
Vermiedene Fehler. Eine veraltete Auskunft, die in ein Angebot wandert, kann teurer sein als das ganze System. Das taucht in keiner Ersparnis auf, ist aber oft der eigentliche Grund.
Ärger. Ein Ablauf, den alle hassen, kostet Motivation. Auch das ist Geld, nur nicht auf der Rechnung.
Ich schreibe beides dazu, aber getrennt, damit die Rechnung ehrlich bleibt. Wer weiche Vorteile in die Kalkulation mischt, kann jedes Vorhaben schönrechnen.
Wenn die Rechnung nein sagt
Bei mehreren meiner Ideen kam heraus: lohnt sich nicht. Ein Vorhaben hätte etwa zwei Wochen Bauzeit gekostet und rund zehn Minuten im Monat gespart. Das habe ich gelassen.
Das ist kein Scheitern, sondern der Zweck der Übung. Die Liste der Dinge, die man nicht baut, ist genauso wertvoll wie die Liste der gebauten. Sie ist nur unsichtbar, weil niemand über die Projekte schreibt, die er sich erspart hat.