Das Besprechungsprotokoll aus der Aufnahme

Dienstag, Baubesprechung, zwölf Leute im Container: Bauherr, Architekt, Statiker, vier Gewerke, Bauleitung. Neunzig Minuten. Am Abend soll das Protokoll bei allen sein, weil am Mittwoch die Lüftungsfirma in die Decke geht und wissen muss, ob der Schacht vierzig oder fünfzig Zentimeter breit wird. Früher hat mich das eine Stunde bis eineinhalb gekostet, aus Stichworten und Erinnerung, heute sind es zehn Minuten samt Korrekturlesen. Der Weg dorthin ist kurz, ein paar Stellen darauf habe ich mir vorher überlegt.

Zuerst das Gesetz, dann das Mikrofon

Wer in Österreich eine Besprechung aufnimmt, landet bei § 120 StGB¹. Absatz 1 stellt unter Strafe, ein Tonaufnahmegerät zu benützen, um sich oder einem anderen Unbefugten von einer nicht öffentlichen und nicht zu seiner Kenntnisnahme bestimmten Äußerung eines anderen Kenntnis zu verschaffen. So lese ich den Absatz: Eine Äußerung am Besprechungstisch ist für die Anwesenden bestimmt, und wer dort sitzt und aufnimmt, verschafft sich keine Kenntnis, die er nicht ohnehin hat.

Das ist die strafrechtliche Seite und nicht die ganze. Daneben stehen der zivilrechtliche Persönlichkeitsschutz, der Datenschutz und, wenn eigene Mitarbeiter im Raum sitzen, die arbeitsrechtlichen Regeln über Kontrollmaßnahmen. Ob eine Aufnahme ohne Einverständnis zulässig ist, hängt am Einzelfall, und für Ihre Besprechung kann ich das nicht beantworten. Ich hole das Einverständnis ein und schreibe es ins Protokoll.

Der Haken steckt in Absatz 2: Ebenso zu bestrafen ist, wer ohne Einverständnis des Sprechenden die Tonaufnahme einer nicht öffentlichen Äußerung eines anderen einem Dritten zugänglich macht, für den sie nicht bestimmt ist. Damit bekommt ein externer Transkriptionsdienst ein Gewicht, das man ihm nicht ansieht. Ob ein beauftragter Dienstleister ein Dritter im Sinn dieser Strafbestimmung ist, kann ich nicht entscheiden: Die DSGVO² nimmt den Auftragsverarbeiter aus ihrem Begriff des Dritten heraus (Art. 4 Z 10), das Strafgesetzbuch kennt diese Definition nicht. Ich rechne mit der ungünstigeren Lesart. Die Ansage „ich nehme auf" ist Information, kein Einverständnis, und Absatz 2 verlangt das Einverständnis. Bei mir heißt das: entweder die Teilnehmer sind einverstanden, und das steht im Protokoll, oder die Aufnahme verlässt meinen Rechner nicht. Das Zweite ist machbar: Ich betreibe die Spracherkennung selbst, lokal auf dem eigenen Rechner.

Eine Stimme ist ein personenbezogenes Datum. Die Verordnung verlangt eine Rechtsgrundlage (Art. 6) und Information der Betroffenen bei der Erhebung (Art. 13), und Art. 5 Abs. 1 lit. e lässt die Speicherung in identifizierbarer Form nur so lange zu, wie es für den festgelegten Zweck erforderlich ist. Rechtsgrundlage, Einverständnis und Information sind dabei drei Fragen und nicht eine. Vor der Aufnahme sage ich also, wozu sie dient und wo sie hingeht, und lösche sie, sobald der Zweck erfüllt ist. Bei mir ist er mit der Freigabe des Protokolls erfüllt, wo ein Beweisinteresse oder eine Aufbewahrungspflicht dazukommt, liegt der Zeitpunkt später. Was davor im Betrieb ansteht, habe ich im Beitrag zu DSGVO und KI aufgeschrieben.

Was aus der Aufnahme wird

Angefangen habe ich mit dem, was ohnehin lizenziert war: Microsoft Teams. Die Transkription brachte Auffassungsfehler, und im fertigen Protokoll wiederholte sich derselbe Satz mehrfach hintereinander, „Martin sagt" stand dreimal untereinander, wo einmal gereicht hätte. Ich habe danach verschiedene andere Systeme aus dem Internet getestet und eines davon behalten.

Das Spracherkennungsmodell, das ich jetzt verwende, läuft lokal und kommt ohne eigenes Nachtraining auf neue Aufnahmen zurecht. Im Container mit Hall, Dialekt und einem Plan, der über den Tisch geschoben wird, kommt trotzdem kein fehlerfreier Text heraus. Es ist brauchbar, mehr nicht.

Der zweite Schritt ist ein Sprachmodell mit einer festen Vorlage: Teilnehmer, Tagesordnung, Beschlüsse, offene Punkte mit Zuständigem und Termin. Aus neunzig Minuten Transkript wird ein Entwurf von zwei Seiten. Gut werden dabei Reihenfolge und Vollständigkeit, weil ich in der Besprechung zuhöre, statt mitzuschreiben: Ein Punkt, der bei Minute 70 noch einmal aufgemacht wurde, landet dort, wo er hingehört.

Was nicht gut wird, und worauf ich beim Korrekturlesen achte:

• Wer hat was zugesagt. Im Transkript steht „das machen wir bis Freitag". Wer „wir" ist, steht dort nicht. Ich weiß es.
• Zahlen. „Vierzig, nein, fünfzig" wird gern zu vierzig.
• Ironie. „Das schaffen wir locker" mit Gelächter im Raum ist keine Zusage. Das Sprachmodell bekommt den Text, den Raum bekommt es nicht.

Was ich danach noch tue

Der Entwurf ist kein Protokoll. Protokoll ist, was ich verschicke und wofür ich gerade stehe. Dazwischen liegen zehn Minuten, und die nehme ich mir jedes Mal:

1. Jede Zusage bekommt einen Namen und ein Datum. Wo beides fehlt, frage ich nach, statt zu raten.
2. Jede Zahl prüfe ich gegen Plan oder Notiz.
3. Was im Raum ein Scherz war, streiche ich.
4. Die Aufnahme lösche ich, das Transkript auch. Das Protokoll bleibt.

Gespart habe ich damit nicht die Verantwortung, sondern die Schreibarbeit: Ich unterschreibe dasselbe wie früher und brauche dafür eine Stunde weniger.