Drei der vier Werkzeuge, mit denen ich täglich arbeite, sitzen in einem Projektordner. Was darin liegt, sieht das Werkzeug, sonst nichts. Copilot 365 ist das vierte, und bei ihm ist es umgekehrt. Er sitzt nicht in einem Ordner, sondern im Postfach und in der Dateiablage der Firma. Programmiert wird damit nicht, dafür sind Claude Code, Codex und die Mistral Vibe CLI da. Copilot 365 ist der Assistent in Word, Outlook und Teams, und damit ein ganz anderer Fall.
Wie er heißt und was davor liegen muss
Wer heuer nachschlägt, findet zwei Namen nebeneinander. Auf der Datenschutzseite steht ganz oben: "Microsoft 365 Copilot is now named Microsoft Copilot" (Microsoft Learn, abgerufen am 19. August 2026). Ich schreibe durchgehend Copilot 365, weil "Copilot" allein mehrere Produkte meint.
Allein kaufbar ist er nicht. "Microsoft Copilot is available as an add-on plan with one of the licensing prerequisites listed in this article", heißt es auf der Lizenzseite (abgerufen am 19. August 2026); Microsoft 365 Business Standard genügt als Unterbau, E3 und E5 auch. Der Zusatz kostet laut Preisseite 30,00 US-Dollar je Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung, 31,50 bei monatlicher (abgerufen am 19. August 2026). Euro-Preise stehen dort nicht.
Er sieht, was Sie sehen dürfen
Der entscheidende Satz: "Microsoft Copilot only surfaces organizational data to which individual users have at least view permissions." Unmittelbar danach folgt die Verantwortungsverschiebung: "It's important that you're using the permission models available in Microsoft 365 services, such as SharePoint, to help ensure the right users or groups have the right access to the right content within your organization" (abgerufen am 19. August 2026). Zugegriffen wird über Microsoft Graph auf Dokumente, Mails, Kalender, Chats, Besprechungen und Kontakte.
Zugesagt wird also nicht, dass Copilot 365 nichts Falsches zeigt, sondern dass er die vorhandenen Berechtigungen genau abbildet. Sind die zu weit gesetzt, zeigt er zu viel, nur eben gebündelt und in Sekunden. Microsoft weiß das und stellt es an den Anfang: "Step 1: Remediate oversharing." Gesucht wird mit Purview und SharePoint Advanced Management nach Sites "with oversized audiences, EEEU usage, broken inheritance, inappropriate sharing" (Microsoft Learn, abgerufen am 19. August 2026). EEEU ist die SharePoint-Gruppe "Everyone Except External Users", also faktisch die ganze Belegschaft. Der Haken: Beides verlangt laut derselben Seite Microsoft 365 E3 oder E5.
Was mit den Eingaben passiert
Zum Training ist die Aussage eindeutig: "Prompts, responses, and data accessed through Microsoft Graph aren't used to train foundation LLMs, including those used by Microsoft Copilot" (abgerufen am 19. August 2026). Gespeichert wird trotzdem. Frage und Antwort landen laut Microsoft Purview in einem versteckten Ordner im Exchange-Postfach desjenigen, der gefragt hat, abgelaufene Elemente wandern in einen zweiten versteckten Ordner namens SubstrateHolds (Microsoft Learn, abgerufen am 19. August 2026).
Eine Standardaufbewahrungsdauer von Microsoft gibt es nicht. Ohne eigene Richtlinie gilt: "In most scenarios, these messages aren't removed." Selbst mit Richtlinie dauert das Löschen: Microsoft rechnet vor, dass eine Löschung nach einem Tag bis zu 16 Tage braucht, bis nichts mehr in einer eDiscovery-Suche auftaucht. Dazu die Warnung: "Messages visible in your AI apps are not an accurate reflection of whether they are retained or permanently deleted for compliance requirements."
Wo die EU-Grenze aufhört
Die EU Data Boundary soll Speicherung und Verarbeitung in Europa halten. Direkt auf diese Definition folgt die Einschränkung: "These commitments are subject to limited circumstances where Customer Data, personal data, and Professional Services Data will continue to be transferred outside the EU Data Boundary" (Microsoft Learn, abgerufen am 19. August 2026). Für Microsoft 365 zählt der Anmeldeort des Mandanten, wer Multi-Geo gekauft hat, fällt ausdrücklich heraus. Dieselbe Seite trägt im Hinweiskasten "Last updated: February 26, 2025".
Zwei Ausnahmen treffen Copilot 365. Fußnote 3 der Seite zur Enterprise Data Protection sagt: "The EU Data Boundary doesn't apply to web search queries. In addition, Anthropic models are currently excluded from the EU Data Boundary" (abgerufen am 19. August 2026).
Dass ein Assistent mit Postfachzugriff auch von außen angesprochen werden kann, ist keine Theorie: Wenn das Dokument die Anweisung mitbringt behandelt CVE-2025-32711 in Microsoft 365 Copilot.
Darauf achte ich
- Berechtigungen vor der ersten Lizenz ansehen. Wer heute nicht sagen kann, wer auf welche Ablage kommt, kann es danach auch nicht.
- Company-wide-Freigaben und EEEU als Erstes prüfen. Was alle sehen dürfen, findet der Assistent sofort.
- Aufbewahrung ist eine eigene Entscheidung. Ohne Purview-Richtlinie bleiben Frage und Antwort im Postfach liegen.
- Aus der Oberfläche verschwunden heißt nicht gelöscht. Für Auskünfte an Betroffene gilt die eDiscovery-Sicht, nicht das Chatfenster.
- Websuche einschalten heißt, für diesen Teil die EU-Grenze zu verlassen. Ein Schalter mit Folgen, kein Komfortmerkmal.