Wenn jemand „Automatisierung mit KI" sagt, meint er meist eines von drei Dingen. Die drei sind verschieden gebaut, verschieden riskant und verschieden schnell nützlich. Ich habe alle drei gemacht.
Ein Ablauf, der bisher Handarbeit war, läuft von selbst
Dokumente auslesen, Daten von A nach B übertragen, einen Bericht aus Rohdaten erstellen, Angebote gegen ein Leistungsverzeichnis prüfen. Das ist die klassische Form. Sie lohnt sich, wenn derselbe Handgriff jede Woche wiederkommt und das Ergebnis leicht zu prüfen ist.
Meine Angebotsprüfung ist so ein Fall: Ein Teil liest Angebote und Leistungsverzeichnisse aus, ein Teil vergleicht und markiert Abweichungen. Statt rund 25 Minuten pro Angebot etwa zwei. Was ich dabei gelernt habe: Der schwierige Teil war nicht das Sprachmodell, sondern das Auslesen der Tabellen aus schlechten PDFs. Und: Die letzte Entscheidung trifft der Mensch. Das System liefert eine Liste, keine Freigabe.
Eine KI, die nur die eigenen Unterlagen kennt
Normen, Verträge, Handbücher, Projektakten. Man fragt auf Deutsch, die Antwort kommt mit Fundstelle, das Original öffnet sich an der richtigen Seite. Die Dokumente wandern nicht in ein öffentliches KI-Training. Wie so ein System arbeitet, steht auf der Seite zur Wissensdatenbank, was ich beim Bauen gelernt habe, in einem eigenen Beitrag.
Kurz: Ohne Fundstelle glaubt niemand die Antwort, das Zerlegen der Dokumente entscheidet über die Qualität, und was nicht eingelesen ist, existiert nicht.
Etwas bauen, das es nicht zu kaufen gibt
Wenn kein passendes Programm existiert, bleibt eine selbst gebaute Anwendung, die genau den einen Ablauf abbildet. Diese Webseite ist so ein Fall, ein kleiner. Meine Erfahrung: nach der ersten nutzbaren Version jeden weiteren Ausbauschritt einzeln entscheiden. Der große Wurf im Voraus geht fast immer schief, weil man beim Bauen erst merkt, was man wirklich braucht.
Was für alle drei gilt
Ein System muss im Alltag laufen, nicht in einer Vorführung. Ob es benutzt wird, entscheidet sich bei der Einführung im Team, nicht beim Bauen. Und Updates, Sicherungen und ein Kostendeckel gehören von Anfang an dazu, nicht später.